Autrefois réservé aux grands groupes, ce choix stratégique pour l’organisation des services achats se pose également pour les PME et ETI qui construisent leur croissance à travers des croissances externes.
Ces acquisitions peuvent s’appliquer dans le cadre de stratégies de croissance différentes (croissance horizontale, croissance verticale, export, …). Cela amène l’entreprise à évoluer avec une structure multi sociétés ou multi sites avec possiblement un découpage des activités par unité commerciale (business unit).
Sur le plan SI, on distingue deux politiques, une première consistant à ce que les sociétés ou sites de l’entreprise utilisent le même ERP ou inversement à ce que chaque société ou site continue à utiliser son propre ERP après l’acquisition.
Dans ce contexte, l’application d’une stratégie achats centralisés ou décentralisés ne produira pas les mêmes bénéfices.
Parmi les bénéfices d’une gestion centralisée des achats :
- la gestion consolidée des achats permet de rationaliser le panel fournisseurs
- la consolidation des achats permet de négocier et contractualiser des meilleures conditions auprès des fournisseurs
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Parmi les bénéfices d’une gestion décentralisée des achats :
- les acheteurs localisés sur les sites sont plus réactifs pour répondre aux besoins opérationnels (proximité des achats et des approvisionnements pour les unités de production par exemple)
- les achats opérés localement peuvent répondre plus facilement à des besoins spécifiques qui ne rentrent pas dans une logique de consolidation pour l’entreprise
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Centralisation, décentralisation des achats, pourquoi choisir ?
Rappelons que le choix entre une gestion centralisée ou décentralisée des achats aura pour principal objectif de satisfaire la stratégie de l’entreprise sur son marché (une activité low mix / high volume n’aura manifestement pas les mêmes attentes qu’une activité high mix / low volume). Comme cela a été rappelé précédemment les deux stratégies ne produisent pas les mêmes effets.
Les achats centralisés permettent de négocier des meilleures conditions d’achats mais rendent les achats moins agiles et réactifs pour répondre aux besoins. Inversement les achats décentralisés rendent les achats plus proches des besoins opérationnels mais privent l’entreprise de bénéficier pleinement des bénéfices de la consolidation à travers des économies d’échelles.
Aussi il n’est pas rare de constater des entreprises qui cherchent à exploiter le meilleur des deux mondes en appliquant une stratégie de compromis visant à décliner une politique achats centralisés tout en ayant des collaborateurs achats qui opèrent sur les sociétés ou les sites afin de maintenir une proximité avec les clients internes.
Comment la digitalisation des relations fournisseurs peut accompagner ces organisations achats ?
Quel que soit le choix opéré par l’entreprise, la nécessité pour les services achats d’être efficient et de maîtriser les données achats et fournisseurs reste la même.
Dans la mesure où de nombreuses tâches et de nombreuses données échappent au périmètre fonctionnel des ERP notamment pour ce qui concerne les tâches situées en amont et en aval du processus d’approvisionnement, de plus en plus d’entreprises cherchent à déployer une solution complémentaire à l’ERP (logique best of breed) particulièrement pour le sourcing et la qualité fournisseurs.
Dans le cas des entreprises qui opèrent majoritairement des achats dits de production et qui consacrent en moyenne 50% du chiffre d’affaires aux achats, elles vont s’intéresser plus particulièrement aux solutions SRM Source To Contract (SRM S2C) qui vont permettre de couvrir les processus ci-dessous :
- La gestion du panel fournisseurs (référencés et prospects)
- La gestion de la segmentation achats (catégories/familles d’achats)
- La gestion des évaluations fournisseurs (en amont ou en aval du référencement)
- La gestion de l’onboarding des nouveaux fournisseurs
- La gestion de la « compliance » (conformité documentaire des fournisseurs).
- La gestion des non-conformités fournisseurs et coûts de non-conformités (réclamations, litiges)
- La gestion des audits fournisseurs (préventifs ou curatifs)
- La gestion des plans d’actions achats et qualité
- La gestion des appels d’offres (sourcing, RFx)
- La gestion des offres fournisseurs et dépouillements associés
- La gestion des RFA (remises de fin d’année)
- La gestion des engagements (clauses et pénalités contractuelles.)
- L’exploitation analytique (KPI, dashboard, scorecard)
- Les intégrations SI (intégration systèmes ERP, data provider, …)
- Les interactions avec les fournisseurs à travers un portail fournisseurs dédié
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Conclusion
Il est intéressant de souligner que dans le cas des organisations multi sites et multi ERP, une plateforme SRM Source To Contract permettra de gérer la consolidation des données des fournisseurs communs à plusieurs sites qui sont codifiés différemment dans chaque base de données ERP
Achats centralisés, décentralisés ou organisation « hybride » la capitalisation et le partage des données permettra en tout état de cause d’augmenter la contribution du service achats à la performance et à la résilience de l’entreprise.
Le logiciel d’e-sourcing COBuy est une solution SRM S2C (Source To Contract) accessible en mode SaaS pour faciliter la collaboration des services achats et qualité avec les fournisseurs et permettre ainsi à l’entreprise de faire levier sur ses achats pour atteindre ses objectifs de performance globale incluant la RSE. Elle est éditée par l’entreprise COBuy, société du groupe Oxalys spécialiste français de la digitalisation des achats pour le compte de PME et ETI.
