Dans le cadre de la gestion des achats, la qualité fournisseurs représente un enjeu majeur, que ce service soit rattaché aux achats ou à la qualité. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises industrielles, qui consacrent en moyenne la moitié de leur chiffre d’affaires à leurs achats. L’objectif est de s’assurer que les achats répondent aux exigences techniques et fonctionnelles définies dans les cahiers des charges, ainsi qu’aux normes de qualité définies par le système de management de la qualité (SMQ) et les réglementations légales (compliance, RSE, etc.)..
Quelles sont les principales tâches liées à la gestion de la qualité fournisseurs ?
Les collaborateurs en charge de la qualité fournisseurs ont un large éventail de responsabilités, parmi lesquelles :
- Qualification des fournisseurs : Audit préventif avant le référencement d’un nouveau fournisseur.
- Validation des articles : Attribution d’un article à un fournisseur, notamment via des processus structurés tels que PPAP et APQP dans le secteur automobile.
- Contrôle de conformité : Vérification des marchandises réceptionnées ou délégation du contrôle aux fournisseurs via des démarches d’Assurance Qualité Fournisseurs (AQF).
- Gestion des non-conformités : Utilisation de méthodes telles que PDCA, DMAIC, A3 ou 8D pour résoudre les problèmes.
- Audits curatifs : Réalisation d’audits pour traiter les non-conformités majeures.
- Gestion des coûts de non-conformité : Assurer le remboursement des coûts liés aux non-conformités fournisseurs.
- Suivi de conformité : Assurer le respect des normes légales, réglementaires, et des certifications telles que ISO9001 ou EN9001.
- Évaluation des performances : Mesurer régulièrement la performance des fournisseurs à travers des indicateurs comme l’OTD, OTIF, ou le taux de service.
- Gestion des risques : Évaluation périodique des risques liés aux fournisseurs (risques financiers, géopolitiques, RSE, ESG).
- Plans d’action correctifs : Élaborer des plans d’action pour les fournisseurs qui ne respectent pas les seuils requis.
Selon l’organisation, ces tâches peuvent être exécutées par le service qualité, le service achats, ou de manière conjointe. Dans le secteur automobile, par exemple, des binômes achats-AQF sont souvent mis en place. Quel que soit le modèle adopté, la gestion de la qualité fournisseurs est tout aussi cruciale que les dimensions coûts et délais, dans le cadre d’une approche QCD (Qualité, Coût, Délais).
Les défis de la gestion de la qualité fournisseurs
Dans l’industrie, de nombreuses tâches liées à la qualité fournisseurs échappent encore aux systèmes ERP. Les équipes sont souvent contraintes de travailler avec des tableurs Excel et des échanges par mail, rendant la gestion de l’AQF chronophage. C’est pourquoi de plus en plus d’entreprises cherchent à digitaliser les relations fournisseurs en intégrant les processus achats et qualité dans une logique de complémentarité avec l’ERP.
Quels sont les avantages de la digitalisation de la gestion fournisseurs ?
Une solution de digitalisation permet d’obtenir de nombreux bénéfices, parmi lesquels :
- Gain de temps dans les tâches quotidiennes.
- Partage simplifié des données et informations achats et qualité.
- Réduction des coûts, notamment le coût global d’acquisition (TCO).
- Amélioration de la connaissance des fournisseurs (KYS – Know Your Supplier).
- Réduction de la non-qualité fournisseurs en volume et en valeur.
- Diminution de l’exposition aux risques (dépendance économique, défaillances, etc.).
- Suivi de la conformité avec les exigences qualité, réglementaires et les engagements RSE.
Les fonctionnalités clés d’une solution SRM Source To Contract
Pour répondre à ces besoins, une solution SRM (Supplier Relationship Management) Source To Contract propose des fonctionnalités telles que :
- Gestion de la base fournisseurs (référencés et prospects).
- Segmentation des articles et fournisseurs (catégories, familles d’achats).
- Évaluations fournisseurs (performances, risques, RSE).
- Conformité documentaire et gestion des non-conformités.
- Audits fournisseurs et gestion des plans d’actions.
- Consultations, appels d’offres, et analyse des offres.
- Suivi des indicateurs de performance (KPI, tableaux de bord, scorecards).
- Intégrations avec le SI (ERP, fournisseurs de données, etc.).
- Portail fournisseurs pour faciliter les interactions.
Conclusion
La plateforme COBuy est un exemple de solution SRM Source To Contract, accessible en mode SaaS, qui facilite la collaboration entre les services achats et qualité et leurs fournisseurs. Editée par la société COBuy, du groupe Oxalys, elle permet d’optimiser la performance et la résilience des entreprises en intégrant pleinement la gestion de la qualité fournisseurs dans la stratégie d’achats.
